Tücken der elektronischen Datenaufbewahrung: original unterzeichnete Dokumente sind aufzubewahren!

Das Bundesgericht hat kürzlich im Falle einer Vorsorgeeinrichtung ein wegweisendes Urteil gefällt: Danach haben gescannte Unterlagen, die im Original handschriftlich unterzeichnet worden sind, nicht die Beweiskraft des Originaldokuments - sie müssen also zusätzlich auch in Papierform aufbewahrt werden!

Vorsorgeeinrichtungen setzen sich also «nur» mit der elektronischen Aufbewahrung und Vernichtung von Originaldokumenten einem finanziellen Risiko aus, wenn das Originaldokument mit besonderen Sicherheitsmerkmalen versehen, im Wesentlichen handgeschrieben oder ein digital erstelltes Dokument handschriftlich unterzeichnet ist. Vorsorgeeinrichtungen sind daher gut beraten, solche Dokumente neben der elektronisch erfassten Form, die einen schnellen und sofortigen Zugriff gewährleistet, zusätzlich im Original in Papierform zu archivieren. Auf diese Weise setzt sich die Vorsorgeeinrichtung nicht der Gefahr der Beweislosigkeit aus.
(Zitiert aus: Koller, Matthias; Müller, Yolanda: Tücken der elektronischen Datenaufbewahrung, in: Schweizer Personalvorsorge 1/2016, S. 88 f.)

Siehe auch die Erwägung Ziff. 6.3.2. des Bundesgerichtsurteils:

6.3.2. Dass die Beschwerdeführerin aufgrund von Art. 41 Abs. 8 BVG in Verbindung mit Art. 27i Abs. 2 BVV 2 befugt ist, ihre Akten elektronisch aufzubewahren, ändert nichts daran, dass sie die Beweislast für die Echtheit der Unterschrift trägt und sich im Falle der Vernichtung der Originalunterschrift nach dem Einscannen dem Risiko aussetzt, dass ihr der Echtheitsbeweis misslingt (vgl. auch GASSER/HÄUSERMANN, a.a.O., S. 310).
(Zitiert aus: http://www.servat.unibe.ch/dfr/bger/150831_9C_634-2014.html)