KG archivieren: meistgestellte Fragen

28. Februar 2022

archivsuisse hat mehr als zehnjährige Erfahrung mit der Archivierung von Krankengeschichten (KG). Die Branchenlösung kg-archivsuisse richtet sich an Ärztinnen und Ärzte, die ihre Praxis übergeben oder ihre Praxistätigkeit aufgeben und eine gesicherte, gesetzeskonforme Lösung für die Aufbewahrung ihrer Patientendossiers suchen.

Wie funktioniert kg-archivsuisse?
archivsuisse verpackt die Patientendossiers und transportiert sie in die eigenen, gesicherten Archivräume. Nach der Inventarisierung werden sie fachgerecht während der vereinbarten Aufbewahrungsdauert gelagert und den Patienten auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Digitale Patientendossiers werden ebenfalls übernommen, in ein archivtaugliches Datenformat migriert und georedundant in einem zertifizierten Datacenter in der Schweiz gespeichert.
Patientinnen und Patienten können ihre KG jederzeit anfordern; dazu müssen sie lediglich das Antragsformular ausfüllen und ihre Identität mittels Ausweiskopie bestätigen. Die KG resp. eine digitale Kopie davon wird dem Patienten oder dem neuen behandelnden Arzt zugestellt.

Muss ich die KG vorgängig sortieren?
Nein, wir übernehmen die in Ihrer Praxis angelegte Struktur.

Muss ich die die Akten einpacken?
Nein, wir holen die Akten, verpacken diese in unsere Boxen und transportieren sie ins Archiv.

Welche Akten muss ich aufbewahren (lassen)?
Die kantonalen Gesundheitsgesetze, das Auftragsrecht und die FMH-Standesordnung verpflichten Ärzte und Ärztinnen, sachgerechte Krankengeschichten zu führen. Die meisten kantonalen Gesundheitsgesetze sehen zudem genaue Aufbewahrungsfristen vor. Der Leitfaden «Rechtliche Grundlagen im medizinischen Alltag», herausgegeben von der Schweizerischen Akademie der Medizinischen Wissenschaften SAMW und der FMH gibt hierzu Erklärungen. Für weiterführende Informationen empfehlen wir Ihnen, sich an die FMH zu wenden.

Wie erfahren meine Patienten, wo ihre Akten sind?
Wir empfehlen, dass Sie Ihre Patienten bereits vorgängig über die Veränderung informieren. Falls Sie Ihre Praxis schliessen, empfehlen wir, den Telefonbeantworter mit einer entsprechenden Informationsnachricht zu besprechen, dass die Patientenakten bei archivsuisse archiviert sind und angefordert werden können, und dieselben Informationen auf der Website aufzuschalten. Zusätzlich können Ankündigungen im Gemeindeblatt oder ähnlichen Informationsstellen nützlich sein. Gerne stellen wir unseren Kundinnen und Kunden dafür Textvorlagen zur Verfügung.
Zusätzlich informiert archivsuisse den zuständigen Kantonsarzt, dass die Krankengeschichten bei uns angefordert werden können.

Was kostet die Archivierung?
Die Kosten berechnen sich aus verschiedenen Faktoren:

• Laufmeter an Akten (Wie viel Platz belegen die KG im Archiv?)
• Anzahl Akten
• Aufbewahrungsjahren inkl. Entsorgung
• Art der gewünschten Auslieferung (als digitale Kopie oder im Original)
• Transport

Da diese Angaben individuell sehr unterschiedlich sind, kann es keine allgemeingültige Preisliste geben. Gerne erstellen wir Ihnen eine auf Ihre Situation zugeschnittene Offerte.

Was tue ich, falls ich eine Akte brauche?
Als Ersteller der Akten können Sie diese jederzeit anfordern. Achtung: Falls Sie Papierakten eingelagert und die Auslieferungen der Original-KG bewilligt haben, behält archivsuisse keine Kopie der KG, d. h. sie kann auch nicht an den Ersteller retourniert werden.
Sie erhalten die Akten eingeschrieben per Post mit einem Auslieferungsprotokoll. Damit stellen wir sicher, dass wir wissen, wer die Akte zuletzt angefordert hat.