Success story : Reprise et gestion des archives physiques de la coopérative Migros Aare (GMAA)

• Archivsuisse a été chargé avec l’analyse de la situation globale des archives physiques de la GMAA.
• Suite à l’analyse, la GMAA a pris la décision d'externaliser ses archives physiques – en conséquence archivsuisse a été chargé du transfert de tous les fonds d'archives physiques.
• Depuis fin 2020, archivsuisse s'occupe et gère les archives physiques de la GMAA selon des processus définis conjointement – partant du transfert des dossiers, l'indexation et la livraison/numérisation des dossiers jusqu’à la destruction sécurisée.

En 2018, archivsuisse a été chargée de procéder à une analyse globale des fonds d'archives physiques de la coopérative Migros Aare (GMAA). En 2019, archivsuisse a été chargée du projet d'externalisation de l'ensemble des archives physiques du GMAA. Etape par étape, plus de 10 archives divisionnaires ont été traitées et remises à archivsuisse pour leur stockage et leur gestion ultérieure. Depuis fin 2020, environ 2’000 mètres linéaires de dossiers sont confiés à la garde et à la gestion active d'archivsuisse.

Dans le cadre de l'externalisation des archives, les fonds d'archives de la GMAA ont été triés, indexés et, le cas échéant, évalués dans une perspective historique. En plus de l'espace gagné, la GMAA bénéficie des avantages de la gestion professionnelle et active de ses archives – tout au long du cycle d’archivage – et ses propres employés sont déchargés de ces activités. Grâce au portail client d'archivsuisse, les collaborateurs responsables de la GMAA profitent d’un accès rapide à leurs fonds d'archives. En même temps, ils bénéficient d'une vue d'ensemble de leurs archives départementales et la possibilité d'effectuer des recherches et commandes de dossiers en toute sécurité et en toute simplicité par voie numérique. La possibilité d'accéder rapidement et facilement à tous les fonds d'archives de manière décentralisée est un autre avantage majeur des archives gérées intégralement par archivsuisse, notamment en période d'augmentation du nombre de bureaux à domicile. Les documents physiques requis peuvent être commandés sous forme numérique en quelques heures seulement, si nécessaire. Du personnel expérimenté, des processus établis et des outils et accès sécurisés permettent des recherches efficaces dans les dossiers et la transmission rapide des documents demandés par des moyens physiques et numériques.

Lorsque des documents physiques doivent être réutilisés ou traités à l'avenir, les inventaires de dossiers sont numérisés dans leur intégralité et mis à la disposition des responsables de la GMAA via le portail client dans un dépôt d'archives numériques pour un accès permanent. De cette manière, les fonds d'archives physiques peuvent être numérisés progressivement et en fonction des besoins.

Grâce à la gestion active des archives, seuls les documents qui doivent effectivement être conservés sont stockés dans les archives. Ainsi, la GMAA bénéficie notamment d’une gestion quantitative continue de leur fonds d'archives physiques.

Nous sommes fiers d'être le partenaire de la plus grande coopérative de Migros en matière d'archivage.

Vous trouverez ici de plus amples informations sur nos services : Conseil et archivage physique