Projekt: Analyse der Archivsituation, Übernahme und Bewirtschaftung der physischen Archive

Archivsuisse durfte die GMAA bei der Analyse ihrer physischen Gesamtarchivsituation begleiten
Nach dem Entscheid der GMAA, ihre physischen Archive zu externalisieren, wurde archivsuisse mit der Übernahme sämtlicher physischen Archivbestande beauftragt
Seit Ende 2020 betreut und bewirtschaftet archivsuisse die physischen Archive der GMAA nach gemeinsam definierten Prozessen – von der Aktenübernahme, über die Erschliessung und Aktenauslieferung/-Digitalisierung bis hin zur gesicherten Vernichtung

2018 durfte archivsuisse für die Genossenschaft Migros Aare (GMAA) eine Gesamtanalyse ihrer physischen Archivbestände durchführen. 2019 wurde archivsuisse mit dem Projekt zur Externalisierung sämtlicher physischen Archive der GMAA beauftragt. Schrittweise wurden über 10 Bereichsarchive aufbereitet und zur Aufbewahrung und der weiteren Bewirtschaftung an archivsuisse übergeben. Seit Ende 2020 befinden sich rund 2’000 Laufmeter Akten bei archivsuisse in der Betreuung und aktiven Bewirtschaftung.

Im Rahmen der Archiv-Externalisierung konnten die Archivbestände der GMAA bereinigt, erschlossen und wo erforderlich aus historischer Sicht bewertet werden. Nebst dem Platzgewinn profitiert die GMAA nun von den Vorzügen eines von A bis Z professionell und aktiv bewirtschaften Archivs. Ihre eigenen Mitarbeitenden werden von diesen Tätigkeiten entlastet. Via Kundenportal von archivsuisse haben die zuständigen Mitarbeitenden seitens GMAA trotzdem den raschen Zugriff auf ihre Archivbestände. Dabei profitieren sie zugleich von der Gesamtübersicht über ihr Bereichsarchiv und der Möglichkeit, Aktenrecherchen und Bestellungen sicher und einfach auf dem digitalen Weg durchführen zu können. Die Möglichkeit dezentral rasch und einfach auf sämtliche Archivbestände zugreifen zu können, zeigt sich nicht zuletzt in Zeiten mit vermehrtem Einsatz von Home-Office als weiteren grossen Vorteil des bei archivsuisse integral betreuten Archivs. Benötigte physische Unterlagen können nach Bedarf innert Stunden digital bestellt werden. Erfahrenes Personal, etablierte Prozesse und sichere Instrumente und Kanäle ermöglichen eine effiziente Aktenrecherche und die zeitnahe Übermittlung der angeforderten Unterlagen auf dem physischen aber auch digitalen Weg.

Wo physische Unterlagen künftig eine Weiterverwendung oder Weiterbearbeitung erfahren, werden Aktenbestände integral digitalisiert und den Zuständigen Personen seitens GMAA über das Kundenportal in einer digitalen Archivablage zum permanenten Zugriff eingestellt. So können physische Archivbestände schrittweise, bewusst und bedarfsorientiert digitalisiert werden.

Dank der aktiven Archivbewirtschaftung werden zudem nur die tatsächlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im Archiv vorgehalten. Somit profitiert die GMAA nicht zuletzt auch von einem fortlaufenden quantitativen Management des physischen Archivbestands.

Wir sind stolz darauf, Partner der grössten Genossenschaft der Migros in archivischen Belangen zu sein.

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und Akten archivieren