Références
Grâce à nos solutions d'archivage sur mesure, nous avons pu écrire de nombreuses histoires de réussite à ce jour. Voici nous souhaitons vous donner un aperçu de quelques cas et de nos services d’archivage et solutions industrielles.
600 ans d'histoire de la construction de la cathédrale de Berne préservés pour la postérité
- La cathédrale de Berne est l'emblème de la vieille ville de Berne et fait partie du patrimoine culturel mondial de l'UNESCO.
- En tant que partenaire exclusif de Piql en Suisse, archivsuisse a pu aider la fondation de la cathédrale de Berne à trouver une solution à long terme dans le domaine de l'archivage des données.
- Grâce à la solution innovante de stockage à long terme des données numériques, les documents importants relatifs à la construction de la cathédrale de Berne peuvent être conservés pendant des siècles.
Solution d'archivage central pour une organisation décentralisée
- Archivsuisse permet à l'Office de la jeunesse et de l'orientation professionnelle du canton de Zurich, qui compte 25 sites différents, de disposer d'une solution d'archivage centralisée.
- L'annuaire géré de manière centralisée est accessible en ligne sur chacun des 25 sites.
- L'archivage conforme à la protection des données garantit que les délais de conservation sont correctement respectés.
Réorganisation de la solution d'archivage externe
- Le Groupe Aduno a redéfini les processus d'archivage en collaboration avec archivsuisse et a centralisé l'archivage chez archivsuisse.
- - Archivsuisse offre une sécurité des processus certifiée et conforme à la FINMA, l'infrastructure de sécurité nécessaire et des services logistiques flexibles.
- - Aujourd'hui, le Groupe Aduno archive toutes ses archives chez archivsuisse et bénéficie des services polyvalents.
Indexation et numérisation des contrats
- La Swissgrid SA est responsable de l'exploitation, de la sécurité et du développement du réseau suisse à très haute tension. La société nationale de réseau a repris la propriété du réseau de transport (380/220 kV) le 3 janvier 2013.
- Swissgrid gère toutes les conventions de servitude qui ont été conclues dans le cadre de la construction du réseau de transport. De nouveaux sont ajoutés.
- Swissgrid a repris ces contrats des anciens gestionnaires de réseau de transport. En termes de gestion moderne des servitudes, le contenu devait être indexé et numérisé.
- Swissgrid a chargé archivsuisse de réaliser les premières étapes de la mise en place de la gestion des servitudes.
Préparation des dossiers papier à remettre aux Archives fédérales
- Sur mandat de l'Office fédéral de la santé publique (OFSP), Archivsuisse prépare environ 200 mètres linéaires de documents de la Direction de l'assurance maladie et accidents pour les remettre aux Archives fédérales.
- La disposition, la structure et l'ordre du système de classement existant sont analysés et la répartition des fonds est déterminée en concertation avec les Archives fédérales.
- Une fois le projet terminé, les dossiers individuels sont emballés pour l'archivage à long terme conformément aux spécifications des Archives fédérales, toutes les métadonnées nécessaires sont enregistrées dans le logiciel d'archivage et remises aux Archives fédérales pour le stockage.
Support d'archivage externe
- Depuis 2011, archivsuisse gère, sur mandat de la BKW, les archives centrales de BKW Energie AG au siège de la société, puis les archives décentralisées de la centrale nucléaire de Mühleberg.
- Les procédures et processus de l'archive centrale ont été optimisés et professionnalisés en collaboration avec les départements responsables de BKW.
- Deux employés assurent le fonctionnement quotidien des archives. Ils veillent à répondre aux demandes de renseignements, à traiter les prêts et à reprendre les retours.
- L'équipe reprend également les nouveaux dossiers, les indexe et les intègre dans le fonds.
Archivage + "numérisation sur demande" des dossiers médicaux
- Pour de nombreux médecins - dont le Dr Kuno Bigger - le sujet de la numérisation des dossiers médicaux (DM) est actuellement un sujet brûlant.
- Outre le choix d'un système d'information adapté au cabinet, la conversion nécessite généralement une solution propre et efficace pour la numérisation des dossiers médicaux physiques encore existants.
- Cependant, une numérisation "de stock" de tous les dossiers médicaux physiques n'a généralement pas de sens.
- Le Dr Kuno Bigger est déjà passé à la gestion électronique de DM et a opté pour la variante "scanning on demand" d'archivsuisse.
- La solution sectorielle "archive dossiers medicaux" ou DM-archivsuisse est exploitée par archivsuisse en collaboration avec FMH Services et les médecins cantonaux.
Numérisation des dossiers immobiliers
- Primeo Energie est une entreprise qui développe des solutions énergétiques pour les particuliers et les entreprises, les sociétés de distribution d'énergie, les villes et les municipalités.
- En 2016, Primeo Energie, conjointement avec UBS Clean Energy Infrastructure Switzerland et le service municipal de Olten, a repris la majorité des actions d'Aare Versorgungs AG et en a désormais assuré la direction opérationnelle.
- Dans le cadre de cette reprise, il s'est avéré nécessaire d'intégrer par numérisation environ 14 500 dossiers immobiliers de la société acquise dans la gestion immobilière (SharePoint) de Primeo Energie.
- En 2018, Primeo Energie a chargé archivsuisse de la numérisation des dossiers immobiliers correspondants et de l'harmonisation des données d'indexation.
Projet : Analyse de la situation des archives, prise en charge et gestion des archives physiques
- archivsuisse a pu analyser la situation globale des archives physiques de la coopérative Migros Aare (GMAA).
- Suite à la décision du GMAA d'externaliser ses archives physiques, archivsuisse a été mandaté pour reprendre l'ensemble des fonds d'archives physiques.
- Depuis fin 2020, archivsuisse gère et administre les archives physiques du GMAA selon des processus définis en commun - de la prise en charge des documents à leur destruction sécurisée, en passant par leur mise en valeur et leur livraison/numérisation.
Archiver les documents numériques d’une entreprise en liquidation en toute sécurité juridique
- Les entreprises en liquidation sont obligées de conserver les livres de la société et les pièces justificatives qui la concernent pendant dix ans après la radiation en un lieu sûr de manière à ce qu’il soit possible d’y accéder en tout temps.
- Avec le piqlFilm, archivsuisse a pu proposer à l'entreprise une solution sur mesure pour un tel cas d'application, qui est durable, avantageuse et conforme aux exigences de la révision.