Erfolgsgeschichten
Mit unseren massgeschneiderten Archivlösungen konnten wir bis heute zahlreiche Erfolgsgeschichten schreiben. Mit einer Auswahl möchten wir Ihnen einen tiefergehenden Einblick in unsere vielfältigen Archivdienstleistungen und unsere Branchenlösungen ermöglichen.
600 Jahre Baugeschichte des Berner Münsters für die Nachwelt erhalten
- Das Berner Münster ist das Wahrzeichen der Altstadt von Bern und Teil des UNESCO Weltkulturerbes.
- archivsuisse als exklusiver Partner von Piql in der Schweiz konnte der Berner Münsterstiftung bei ihrem Bedürfnis nach einer langfristigen Lösung im Bereich Datenarchivierung helfen.
- Mithilfe der innovativen Lösung zur Langzeitspeicherung von digitalen Daten können wichtige Baudokumentationen zum Berner Münster für Jahrhunderte bewahrt werden.
Zentrale Archivlösung für eine dezentrale Organisation
- archivsuisse ermöglicht dem Amt für Jugend und Berufsberatung des Kantons Zürich mit 25 verschiedenen Standorten eine zentrale Archivlösung.
- Das zentral geführte Verzeichnis ist an jedem der 25 Standorte online zugänglich.
- Die datenschutzkonforme Archivierung stellt sicher, dass die Aufbewahrungsfristen korrekt eingehalten werden.
Neuorganisation der externen Archivlösung
- Die Aduno Gruppe definierte in Zusammenarbeit mit archivsuisse die Archivierungsprozesse neu und zentralisierte die Archivierung bei archivsuisse.
- archivsuisse bietet eine zertifizierte und FINMA-konforme Prozesssicherheit, die notwendige Sicherheitsinfrastruktur sowie flexible logistische Dienstleistungen.
- Heute archiviert die Aduno Gruppe ihr ganzes Archivgut bei archivsuisse und profitiert von den vielseitigen Dienstleistungen.
Erschliessung und Digitalisierung von Verträgen
- Die Swissgrid AG ist für den Betrieb, die Sicherheit und den Ausbau des schweizerischen Höchstspannungsnetzes verantwortlich. Die nationale Netzgesellschaft hat am 3. Januar 2013 das Eigentum am Übertragungsnetz (380/220 kV) übernommen.
- Swissgrid verwaltet sämtliche Dienstbarkeitsverträge, die im Zuge der Erstellung des Übertragungsnetzes abgeschlossen worden sind. Neue kommen hinzu.
- Diese Verträge hat Swissgrid von den ehemaligen Übertragungsnetzbetreibern übernommen. Im Sinne eines modernen Dienstbarkeitsmanagements mussten die Inhalte erschlossen und digitalisiert werden.
- Swissgrid hat archivsuisse damit beauftragt, diese ersten Schritte zum Aufbau eines Dienstbarkeitsmanagements durchzuführen.
Aufbereitung von Papierakten zur Ablieferung an das Bundesarchiv
- Archivsuisse bereitet im Auftrag des Bundesamtes für Gesundheit (BAG) rund 200 Laufmeter Unterlagen des Direktionsbereichs Kranken- und Unfallversicherung zur Ablieferung an das Bundesarchiv auf.
- Der Aufbau, die Struktur und Ordnung der bestehenden Ablage wird analysiert und in Absprache mit dem Bundesarchiv wird die Bestandszuteilung bestimmt.
- Die einzelnen Dossiers sind nach Abschluss des Projekts gemäss den Vorgaben des Bundesarchivs langzeitarchivfähig verpackt, alle nötigen Metadaten sind in der Archivsoftware erfasst und dem Bundesarchiv zur Aufbewahrung übergeben.
Externe Archivbetreuung
- Seit 2011 betreut archivsuisse im Auftrag der BKW das Zentralarchiv der BKW Energie AG in deren Hauptsitz und später auch das dezentrale Archiv des Kernkraftwerks Mühleberg.
- In Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Stellen der BKW wurden die Abläufe und Prozesse des Zentralarchivs optimiert und professionalisiert.
- Zwei Mitarbeiterinnen gewährleisten den täglichen Betrieb des Archivs. Sie stellen sicher, dass Anfragen beantwortet, Ausleihen bearbeitet und Retouren zurückgenommen werden.
- Weiter werden durch das Team neue Akten übernommen, erschlossen und in die Bestände integriert.
Archivierung und «Scanning on demand» von Krankengeschichten
- Für viele Ärztinnen und Ärzte, so auch für Dr. med. Kuno Bigger ist das Thema Digitalisierung der Krankengeschichten (KG) zurzeit aktuell.
- Nebst der Auswahl des geeigneten Praxisinformationssystems erfordert die Umstellung eine saubere und effiziente Lösung für die Digitalisierung der bestehenden physischen Krankengeschichten.
- Eine Digitalisierung auf «Vorrat» aller physischen Krankengeschichten macht jedoch in der Regel keinen Sinn.
- Dr. med. Kuno Bigger ist bereits auf die elektronische Führung von KG umgestiegen und hat sich dabei für den Service «Scanning on demand» von archivsuisse entschieden.
- Die Branchenlösung «Krankengeschichten-Archiv» betreibt archivsuisse in Zusammenarbeit mit FMH Services und den Kantonsärzten.
Digitalisierung von Liegenschaftsdossiers
- Die Primeo Energie ist ein Unternehmen, das Energielösungen für Privat- und Geschäftskunden, Energieversorgungsunternehmen, Städte und Gemeinden entwickelt.
- Im Jahre 2016 übernahm die Primeo Energie gemeinsam mit der UBS Clean Energy Infrastructure Switzerland und dem Städtischen Betrieb Olten die Aktienmehrheit der Aare Versorgungs AG und leitete fortan deren operative Führung.
- Im Zuge dieser Übernahme kam die Notwendigkeit auf, rund 14’500 Liegenschaftsdossiers der übernommenen Unternehmung mittels Digitalisierung in das Liegenschaftsmanagement (SharePoint) der Primeo Energie zu integrieren.
- Die Primeo Energie hat im Jahre 2018 archivsuisse mit der Digitalisierung der entsprechenden Liegenschaftsdossiers und der Harmonisierung der Erschliessungsdaten beauftragt.
Projekt: Analyse der Archivsituation, Übernahme und Bewirtschaftung der physischen Archive
- archivsuisse durfte die Genossenschaft Migros Aare (GMAA) bei der Analyse ihrer physischen Gesamtarchivsituation begleiten
- Nach dem Entscheid der GMAA, ihre physischen Archive zu externalisieren, wurde archivsuisse mit der Übernahme sämtlicher physischen Archivbestande beauftragt
- Seit Ende 2020 betreut und bewirtschaftet archivsuisse die physischen Archive der GMAA nach gemeinsam definierten Prozessen – von der Aktenübernahme, über die Erschliessung und Aktenauslieferung/-Digitalisierung bis hin zur gesicherten Vernichtung
Digitale Unterlagen eines in Liquidation stehenden Unternehmens rechtssicher archivieren
- Auch Unternehmen, welche sich in Liquidation befinden, sind verpflichtet die geschäftsrelevanten Unterlagen weiter aufzubewahren und verfügbar zu halten.
- archivsuisse konnte dem aus Datenschutzgründen nicht namentlich genannten Unternehmen mit dem piqlFilm eine massgeschneiderte Lösung für einen solchen Anwendungsfall anbieten, welche nachhaltig, kostengünstig und revisionssicher ist.