Records Management

archivsuisse bietet Beratungs- und Projektdienstleistungen im Bereich der vorarchivischen Prozesse der Informations- und Geschäftsverwaltung (Records Management) an und unterstützt Sie bei der Planung, Ausarbeitung, Einführung und Führung von Geschäftsverwaltungssystemen (GEVER).

Auf Grundlage des ISO-Standards 15489 «Records Management» sowie des E-Government-Standards eCH-0164-Lebenszyklusmodell für Geschäfte analysieren wir den Workflow und die internen Prozesse Ihres Unternehmens und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die notwendigen GEVER-Instrumente (u.a. Ordnungssystem, interne Weisungen, Negativlisten) und stehen Ihnen bei der Umsetzung auf der Basis der Dateiablage oder möglichen Beschaffung einer Software-Lösung beratend zur Seite.

archivsuisse

• analyisiert für Sie die internen Prozesse und Abläufe.
• erarbeitet für Sie eine massgeschneiderte Prozess- und Ordnungsstruktur für die Akten- und Geschäftsverwaltung.
• führt die erarbeitete GEVER-Lösung im Zuge eines Change Managements-Projekts in Ihrem Betrieb ein.
• stellt individuelle Hilfsinstrumente zur Aewendung im Records Management zur Verfügung.
• setzt mit Ihnen eine kostengünstige Lösung auf der Basis eines Ordungssystems und der Dateiablage um.
• berät Sie langfristig bei der Einführung von Software-Lösungen.

Für die erfolgreiche Einführung eines Records Managements ist es von zentraler Bedeutung, Wissens- und Informationsressourcen innerhalb einer Organisation zu erkennen und in ihrer Bedeutung zu bewerten. Records Management-Projekte benötigen eine vertiefte Analyse der internen Wissens- und Informationsprozesse.

Durch verschiedene Analyse-Tools und Befragungsmethoden können die Fachexperten von archivsuisse im Rahmen eines Change Managements die Probleme und Bedenken greifbar machen und auf dieser Basis geeignete Lösungsvorschläge erarbeiten.

Durch Records- und Informationsmanagement im Unternehmen

• können Geschäftsabläufe und die damit verbundenen Dokumenten-Dossiers effizient gestaltet werden.
• ist die Rechtssicherheit bei der Bewirtschaftung der organisationsinternen Daten gewährleistet und benötigte Information ist ohne aufwändiges Suchen ständig verfügbar.
• ist es möglich, strategische Konzepte auf Grundlage solider Datenerhebungen durchzuführen und operative Vorgänge können besser nachvollzogen werden.
• geht bei Fluktuation im Personalbereich und technologischen Transformationsprozessen kein Wissen verloren.