Projekt: Aufbereitung von Papierakten zur Ablieferung an das Bundesarchiv
- Archivsuisse bereitet im Auftrag des Bundesamtes für Gesundheit (BAG) rund 200 Laufmeter Unterlagen des Direktionsbereichs Kranken- und Unfallversicherung zur Ablieferung an das Bundesarchiv auf.
- Der Aufbau, die Struktur und Ordnung der bestehenden Ablage wird analysiert und in Absprache mit dem Bundesarchiv wird die Bestandszuteilung bestimmt.
- Die einzelnen Dossiers sind nach Abschluss des Projekts gemäss den Vorgaben des Bundesarchivs langzeitarchivfähig verpackt, alle nötigen Metadaten sind in der Archivsoftware erfasst und dem Bundesarchiv zur Aufbewahrung übergeben.
Im Bundesamt für Gesundheit lagerte eine grössere Menge an Papierakten, die vor Einführung des elektronischen Geschäftsverwaltungssystems 2006 entstanden waren. Das Bundesarchiv hatte die Dossiers bereits bewertet und als archivwürdig eingestuft. Das Bundesamt suchte nun im Einladungsverfahren einen Dienstleister für die rasche Aufbereitung und Ablieferung der Akten.
Nach der Auftragsvergabe an uns erfolgte eine genaue Analyse der Unterlagen. In Zusammenarbeit mit dem Bundesarchiv und dem Bundesamt für Gesundheit klärt die Projektleitung von archivsuisse die Ablagestruktur, die zu verwendenden Ordnungssysteme, die Abgrenzung zwischen den verschiedenen Ablagen, Fragen zu verlängerten Schutzfristen und zu Erfassungsregeln, die Einteilung in Archivbestände und die Koordination der weiteren Arbeiten. Ein Team von drei Personen bereitet die Dossiers direkt vor Ort im Bundesamt langzeitarchivfähig auf, d.h. Dossiers von Fremdkörpern (wie Plastik, Metall, Heftklammern etc.) reinigen, in säurefreie Umschläge verpacken, beschriften und in Archivschachteln deponieren und die Angaben dazu in der vom Bundesarchiv bereit gestellten Archivsoftware erfassen. Das von archivsuisse erstellte Abgabeverzeichnis enthält pro Dossier die vom Bundesarchiv verlangten Metadaten (u.a. Dossiertitel und –zeitraum), damit die Unterlagen später auch wieder auffindbar sind.
Bei diesem Projekt wurden aufgrund unterschiedlicher Ordnungsstrukturen und Schutzfristen sieben verschiedene Ablieferungen gebildet. Die rund 200 Laufmeter umfassende Hängeregisterablage bestand nach der Aufbereitung aus 1647 Archivschachteln, die nun im Bundesarchiv eingelagert sind.
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